Contratto da freelance: clausole chiave che ti proteggono quando un cliente sparisce

La maggior parte dei problemi con i “clienti che spariscono” non dipende dalla sfortuna: dipende da accordi poco chiari. Un contratto ben scritto fa due cose insieme: rende il pagamento un passaggio normale quando tutto va bene e ti dà leve concrete quando il cliente smette di rispondere. L’obiettivo è ridurre l’ambiguità: cosa consegni esattamente, quando scatta il pagamento, cosa significa accettazione e cosa succede se la comunicazione si interrompe.

Struttura dei pagamenti che rende il flusso di cassa prevedibile

Inizia con un acconto o una “booking fee” da pagare prima di avviare qualsiasi attività. Anche una percentuale modesta cambia i comportamenti: i clienti seri pagano in fretta, chi perde tempo tende a tirarsi indietro da solo. Nel contratto indica l’importo dell’acconto, la scadenza e che la data di avvio del progetto è confermata solo dopo l’incasso effettivo.

Preferisci la fatturazione a milestone, invece di un’unica fattura finale. Definisci ogni milestone con parole semplici, collegandola a una consegna (per esempio: “prima bozza consegnata come link a un documento” oppure “file di design caricati nella cartella condivisa”) e rendi la milestone pagabile alla consegna o entro una finestra fissa breve (per esempio 7 o 14 giorni). Così limiti l’esposizione se il cliente sparisce a metà.

Aggiungi una clausola sui ritardi di pagamento che sia realistica nel 2026. Nel Regno Unito, nei rapporti business-to-business si possono applicare regole statutarie sui ritardi (interessi e compensi fissi) salvo che le parti concordino un rimedio alternativo davvero sostanziale. È un passaggio utile perché ti dà un percorso di escalation credibile, basato su regole riconosciute.

Punti di attivazione: quando una fattura diventa esigibile

Molti clienti rimandano il pagamento sostenendo che la consegna “non è stata approvata” o “non è definitiva”. Il contratto deve fissare punti di attivazione chiari: data della fattura, data di scadenza e cosa conta come consegna. Aiuta usare formule pratiche: “La consegna avviene quando il freelance invia il link del materiale all’email indicata dal cliente” oppure “quando i file vengono caricati nella cartella concordata e il cliente viene informato”.

Inserisci una finestra di accettazione. Per esempio: il cliente ha 5 giorni lavorativi per accettare o chiedere modifiche. Se non risponde entro quel termine, la consegna viene considerata accettata ai fini della fatturazione. Non serve a “forzare” lavoro mediocre: serve a evitare che il silenzio diventi una proroga gratuita.

Prevedi un diritto di “stop-work” che userai davvero: se il pagamento è in ritardo di X giorni, sospendi il lavoro e le scadenze slittano di conseguenza. Abbinalo a una regola di ripartenza (per esempio: tutte le fatture scadute devono essere saldate prima di riprendere). In questo modo il contratto diventa un processo, non una minaccia.

Controllo dello scope per evitare che il progetto cresca senza pagamento

Scrivi lo scope come elenco, non come sensazione. Allega o richiama un brief: deliverable, formati, quantità o lunghezze indicative e cosa è esplicitamente escluso. Se i requisiti possono cambiare, definisci una fase di discovery separata dalla produzione: così puoi riquotare con elementi concreti.

Introduci il change control: ogni richiesta fuori scope attiva un change order scritto che include prezzo e impatto sui tempi. Mantienilo semplice: “Nessuna modifica è vincolante se non confermata per iscritto (anche via email)”. Questa frase evita che i “Solo un’ultima cosa…” divorino il margine senza che nessuno se ne accorga.

Aggiungi una clausola di recesso chiara e una fee di cancellazione equa. Se il cliente sospende o annulla, viene pagato il lavoro svolto più una percentuale fissa per capacità riservata, attività amministrative e tempo di avvio. In pratica, spinge il cliente a gestire pause e stop in modo responsabile invece di sparire lasciandoti scoperto.

Prova del lavoro: registri che reggono in caso di contestazione

Rendi la prova parte del flusso di lavoro. Indica che conserverai time log, cronologia versioni e conferme di consegna e che questi elementi fanno parte del dossier del progetto. Se usi strumenti che tracciano le modifiche (storico documenti, versioni file di design, commit di codice), specifica che tali registri possono essere utilizzati in caso di contestazioni sul pagamento.

Definisci il canale ufficiale per istruzioni e approvazioni. Se consenti approvazioni via chat, aggiungi una riga che stabilisce che quei messaggi valgono come approvazione scritta. Se preferisci l’email, scrivilo chiaramente. L’obiettivo è evitare il classico: “Non l’ho mai approvato”, quando le approvazioni erano sparse tra call e messaggi informali.

Stabilisci un periodo ragionevole di conservazione di file e bozze (per esempio 30–90 giorni dopo la consegna finale), salvo diverso accordo. Questo riduce il rischio che il cliente sparisca per mesi e poi pretenda una riconsegna urgente come se fosse inclusa nel compenso originale.

Diritti, accessi e recupero crediti se il cliente smette di rispondere

Usa termini sulla proprietà intellettuale coerenti con la tua leva. Un approccio comune ed equilibrato è: il cliente ottiene la licenza o il trasferimento dei diritti solo dopo il pagamento integrale. Fino ad allora può usare le bozze solo per revisione interna. Così la posizione è chiara senza irrigidire inutilmente il rapporto.

Se gestisci accessi (hosting, account pubblicitari, analytics, domini, strumenti a pagamento), inserisci una clausola di accesso e handover. Indica quali accessi ti servono, cosa restituisci a fine lavoro e cosa succede se le fatture restano insolute, ad esempio sospendendo servizi non essenziali ma preservando i dati del cliente. Mantieni le misure proporzionate e reversibili.

Inserisci una timeline di escalation sensata: promemoria, diffida formale e passi successivi. Specifica anche la legge applicabile e la giurisdizione, così non devi negoziare luogo e procedura mentre stai cercando di recuperare un credito. Per controversie di valore contenuto in Inghilterra e Galles, spesso si ricorre a canali “small claims”, quindi il contratto dovrebbe essere scritto per rendere possibile una richiesta semplice e lineare.

Cosa fare quando il cliente sparisce: una procedura supportata dal contratto

Il primo passo è documentare, non drammatizzare. Invia una sola email “stato e pagamento” che riepiloga cosa è stato consegnato, il numero della fattura, la scadenza e le conseguenze previste dal contratto (sospensione lavori, interessi, escalation). Tono neutro e fattuale: quel messaggio vale anche come prova.

Il secondo passo è una diffida formale se non arriva risposta. Allega fattura e riepilogo delle consegne, richiama la finestra di accettazione (o il fatto che non sono arrivate richieste di modifica) e imposta una scadenza breve per il saldo. Se il contratto richiama rimedi statutarî sui ritardi, calcola gli interessi dalla data corretta e indicane l’importo in modo trasparente.

Il terzo passo è scegliere l’azione in base a valore e tempo. Nel Regno Unito, le regole sui termini di prescrizione possono concedere diversi anni per avviare una richiesta per inadempimento contrattuale, a seconda del tipo di contratto, e questo consente un’escalation misurata. Detto ciò, prove e leva tendono a indebolirsi col tempo: nella pratica, conviene muoversi presto quando registri, contatti e contesto sono ancora freschi.