Freelancer-Vertrag: Wichtige Klauseln, die dich schützen, wenn ein Kunde verschwindet

Die meisten Probleme mit „verschwundenen Kunden“ sind kein Pech – es sind Lücken im Papierkram. Ein solider Freelancer-Vertrag erfüllt zwei Aufgaben gleichzeitig: Er sorgt dafür, dass Zahlungen im Normalfall reibungslos laufen, und er gibt dir klare, nutzbare Hebel, wenn der Kunde plötzlich nicht mehr reagiert. Ziel ist es, Unklarheiten zu vermeiden: Was genau lieferst du, wann wird die Zahlung fällig, was gilt als Abnahme und was passiert, wenn die Kommunikation abbricht.

Zahlungsstruktur, die deinen Cashflow planbar macht

Beginne mit einer Anzahlung oder einer upfront „Booking Fee“, die vor Projektstart fällig ist. Schon ein moderater Prozentsatz verändert das Verhalten: Seriöse Kunden zahlen schnell, und Zeitverschwender sortieren sich häufig selbst aus. Im Vertrag sollten Betrag, Fälligkeitsdatum und der Hinweis stehen, dass der Projektstart erst nach Zahlungseingang verbindlich reserviert ist.

Setze auf Meilenstein-Abrechnung statt auf eine einzige Schlussrechnung. Definiere jeden Meilenstein in klarer Sprache, verknüpfe ihn mit einem konkreten Ergebnis (zum Beispiel: „Erster Entwurf als Google-Doc-Link“ oder „Design-Dateien im vereinbarten Ordner hochgeladen“) und mache jede Stufe bei Lieferung oder innerhalb eines kurzen Zeitfensters zahlbar (z. B. 7 oder 14 Tage). So reduzierst du dein Risiko, wenn der Kunde mitten im Projekt verschwindet.

Ergänze eine realistische Verzugsregelung, die auch 2026 praktikabel ist. In Großbritannien können B2B-Verträge gesetzliche Regeln zu Zahlungsverzug (Zinsen und pauschale Ausgleichszahlungen) nutzen, sofern keine alternative Regelung vereinbart wird, die tatsächlich als angemessener Ersatz gilt. Damit hast du einen glaubwürdigen Eskalationsschritt, der auf anerkannten Standards basiert – statt auf emotionalem Nachfassen.

Auslöser: Wann eine Rechnung wirklich fällig wird

Kunden verzögern Zahlungen oft, indem sie behaupten, ein Ergebnis sei „nicht freigegeben“ oder „nicht final“. Dein Vertrag sollte deshalb klare Auslöser definieren: Rechnungsdatum, Fälligkeit und was als Lieferung zählt. Praktische Formulierungen helfen, etwa: „Lieferung erfolgt, wenn der Freelancer den Link an die benannte Kunden-E-Mail sendet“ oder „wenn Dateien in den vereinbarten Ordner hochgeladen und der Kunde darüber informiert wurde“.

Lege ein Abnahmefenster fest. Zum Beispiel: Der Kunde hat 5 Arbeitstage, um abzunehmen oder Änderungen anzufordern. Reagiert er innerhalb dieser Frist nicht, gilt das Ergebnis für Abrechnungszwecke als abgenommen. Das ist kein Trick, um schlechte Arbeit durchzudrücken – es verhindert, dass Schweigen zu einer kostenlosen Fristverlängerung wird.

Definiere ein „Stop-Work“-Recht, das du auch tatsächlich nutzt: Wenn die Zahlung um X Tage überfällig ist, pausierst du die Arbeit, und Deadlines verschieben sich entsprechend. Kombiniere das mit einer klaren Wiederaufnahme-Regel (z. B. „Überfällige Rechnungen müssen beglichen sein, bevor die Arbeit weitergeht“). So wird der Vertrag zu einem Prozess – nicht zu einer Drohung.

Scope-Kontrolle, damit das Projekt nicht ohne Bezahlung wächst

Beschreibe den Leistungsumfang als Liste, nicht als Gefühl. Hänge ein Briefing an oder verweise darauf: Deliverables, Formate, ungefährer Umfang (Länge/Anzahl) und was ausdrücklich nicht enthalten ist. Wenn Anforderungen voraussichtlich schwanken, definiere eine Discovery-Phase und trenne sie von der Produktion, damit du später sauber nachkalkulieren kannst.

Führe Change-Control ein: Jede Anfrage außerhalb des Scopes erfordert eine schriftliche Änderungsfreigabe mit Preis- und Zeitimpact. Halte es bewusst einfach, zum Beispiel: „Änderungen sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt werden (E-Mail genügt).“ Das verhindert, dass „Kannst du kurz noch …“ still und leise deine Marge auffrisst.

Ergänze eine klare Kündigungsregel und eine faire Stornogebühr. Wenn der Kunde pausiert oder abbricht, wird die bereits geleistete Arbeit bezahlt plus ein fixer Prozentsatz für blockierte Kapazität, Organisation und Anlaufzeit. In der Praxis zwingt das den Kunden eher zu einer sauberen Pause als zum kommentarlosen Verschwinden.

Nachweis der Arbeit: Dokumentation, die im Streitfall zählt

Mache Nachweise zum Teil deines Workflows. Halte im Vertrag fest, dass du Zeiterfassung, Versionshistorien und Lieferbestätigungen führst und dass diese Unterlagen Teil der Projektdokumentation sind. Wenn du Tools nutzt, die Änderungen nachvollziehbar speichern (Dokumenten-Historie, Design-Versionen, Code-Commits), erwähne, dass diese Records bei Zahlungsstreitigkeiten herangezogen werden können.

Definiere den Kommunikationskanal für Anweisungen und Freigaben. Wenn Freigaben über Messenger erlaubt sind, sollte im Vertrag stehen, dass Nachrichten als schriftliche Freigabe gelten. Wenn du E-Mail bevorzugst, sag das klar. Ziel ist, den Klassiker zu vermeiden: „Das habe ich nie freigegeben“, weil Freigaben über Calls, Chats und Nebensätze verteilt waren.

Lege eine angemessene Aufbewahrungsfrist für Dateien und Entwürfe fest (z. B. 30–90 Tage nach finaler Lieferung), sofern nichts anderes vereinbart ist. So verhinderst du, dass Kunden monatelang verschwinden und dann plötzlich eine Notfall-Neuauslieferung erwarten, als wäre sie Teil des ursprünglichen Honorars.

Rechte, Zugriff und Durchsetzung, wenn der Kunde nicht mehr reagiert

Nutze IP-Regeln, die zu deinem Hebel passen. Ein gängiger, ausgewogener Ansatz lautet: Der Kunde erhält die Lizenz oder die Rechteübertragung erst nach vollständiger Zahlung. Bis dahin darf er Entwürfe nur zur internen Prüfung verwenden. Das macht die Rechtslage klar, ohne die Zusammenarbeit unnötig aggressiv zu gestalten.

Wenn du Zugänge verwaltest (Hosting, Werbekonten, Analytics, Domains, kostenpflichtige Tools), nimm eine Access- und Handover-Klausel auf. Definiere, welche Zugänge du brauchst, was du nach Projektende übergibst und was bei offenen Rechnungen passiert – etwa das Pausieren nicht-essentieller Services, während die Kundendaten grundsätzlich erhalten bleiben. Wichtig ist, dass Maßnahmen verhältnismäßig und reversibel bleiben.

Lege eine sinnvolle Eskalationslogik fest: Erinnerungen, formelle Mahnung und nächste Schritte. Bestimme außerdem anwendbares Recht und Gerichtsstand, damit du nicht erst über Zuständigkeiten diskutierst, wenn du eine Forderung durchsetzen musst. Bei kleineren Streitwerten werden in England und Wales oft vereinfachte Verfahren genutzt – ein Vertrag sollte so formuliert sein, dass eine klare Forderung bei Bedarf gut durchsetzbar ist.

Wenn der Kunde verschwindet: Ein Vorgehen, das der Vertrag stützt

Schritt eins ist Dokumentation, nicht Drama. Sende eine einzelne „Status & Zahlung“-E-Mail: Was wurde geliefert, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und die vertraglichen Konsequenzen (Arbeitsstopp, Verzugsregelung, Eskalation). Halte den Ton sachlich – diese Nachricht ist genauso für die Akte wie für den Kunden.

Schritt zwei ist eine formelle Mahnung, falls weiterhin keine Reaktion kommt. Hänge Rechnung und Lieferzusammenfassung an, verweise auf das Abnahmefenster (oder darauf, dass keine Änderungsanfrage einging) und setze eine kurze Zahlungsfrist. Wenn dein Vertrag gesetzliche Verzugsregeln vorsieht, berechne Zinsen ab dem relevanten Datum und führe sie transparent auf.

Schritt drei ist die Auswahl der Durchsetzung je nach Betrag und Zeit. In Großbritannien können Verjährungsregeln je nach Vertragsart mehrere Jahre für Vertragsansprüche vorsehen, was eine planvolle Eskalation ermöglicht. Praktisch gilt dennoch: Beweise und Hebel werden mit der Zeit schwächer – deshalb ist frühes Handeln meist der effektivere Weg, solange Records, Kontakte und Kontext noch frisch sind.