Contrato para freelancers: cláusulas clave que te protegen cuando un cliente desaparece

La mayoría de los casos de “cliente que desaparece” no se explican por mala suerte, sino por falta de documentos claros. Un buen contrato de freelance cumple dos funciones a la vez: hace que el pago sea rutinario cuando todo va bien y te da herramientas reales cuando el cliente deja de responder. El objetivo es eliminar ambigüedades: qué entregas exactamente, cuándo se activa el pago, qué se considera aceptación y qué ocurre si la comunicación se corta.

Estructura de pagos que mantiene el flujo de caja predecible

Empieza con un depósito o una “tarifa de reserva” pagadera antes de iniciar cualquier trabajo. Incluso un porcentaje moderado cambia el comportamiento: los clientes serios pagan rápido y los que solo hacen perder tiempo se quedan fuera. En el contrato, indica el importe del depósito, la fecha límite y que el inicio del proyecto se confirma solo cuando el pago se haya recibido y verificado.

Utiliza facturación por hitos en lugar de una única factura final. Define cada hito con lenguaje sencillo, vincúlalo a un entregable (por ejemplo, “primer borrador entregado mediante enlace a Google Doc” o “archivos de diseño subidos a una carpeta compartida”) y establece que cada hito se paga al entregarlo o dentro de un plazo fijo corto (por ejemplo, 7 o 14 días). Así limitas tu exposición si el cliente desaparece a mitad del proceso.

Añade una cláusula de demora realista para 2026. En el Reino Unido, en contratos entre empresas, pueden aplicarse reglas estatutarias de pago tardío (intereses y compensación fija) salvo que se pacte un remedio alternativo verdaderamente sustancial. Esto te da un paso de escalado creíble basado en normas reconocidas, no en persecuciones emocionales.

Puntos de activación: cuándo una factura pasa a ser exigible

Muchos clientes retrasan el pago alegando que el entregable “no estaba aprobado” o “no era definitivo”. Tu contrato debe definir puntos de activación claros: fecha de emisión, fecha de vencimiento y qué se considera entrega. Ayuda incluir una redacción práctica: “Se considera entrega cuando el freelancer envía el enlace del entregable al correo designado por el cliente” o “cuando los archivos se suben a la carpeta acordada y se notifica al cliente”.

Incluye una ventana de aceptación. Por ejemplo: el cliente dispone de 5 días laborables para aceptar o solicitar cambios. Si no responde dentro de ese plazo, el entregable se considera aceptado a efectos de facturación. No se trata de colar trabajo mediocre, sino de impedir que el silencio se convierta en una prórroga gratuita.

Establece un derecho de “pausar el trabajo” que realmente vayas a aplicar: si el pago se retrasa X días, se detiene el trabajo y los plazos se desplazan en consecuencia. Combínalo con una regla de reinicio (por ejemplo: las facturas vencidas deben pagarse antes de retomar). Esto convierte el contrato en un procedimiento, no en una amenaza.

Control del alcance para que el proyecto no crezca sin pago

Redacta el alcance como una lista, no como una idea general. Adjunta o referencia un briefing: entregables, formatos, longitud o cantidad aproximada y lo que queda explícitamente fuera. Si prevés que el cliente cambiará requisitos, define una fase de descubrimiento separada de la producción para poder volver a presupuestar con base en hechos.

Introduce control de cambios: cualquier solicitud fuera de alcance activa una orden de cambio por escrito que incluya precio e impacto en plazos. Manténlo simple: “Ningún cambio será vinculante si no se confirma por escrito (el correo electrónico es suficiente)”. Esa frase evita que los “¿puedes añadir solo…?” se coman tu margen en silencio.

Añade una cláusula de finalización clara y una tarifa de cancelación justa. Si el cliente pausa o cancela, se paga el trabajo realizado más un porcentaje fijo por capacidad reservada, gestión y tiempo de puesta en marcha. En la práctica, esto empuja al cliente a pausar de forma responsable en lugar de desaparecer dejando facturas sin pagar.

Prueba del trabajo: registros que resisten en un conflicto

Haz que la evidencia forme parte del flujo de trabajo. Indica que conservarás registros de tiempo, historial de versiones y confirmaciones de entrega, y que todo ello integra el expediente del proyecto. Si utilizas herramientas que registran cambios (historial de documentos, versiones de diseño, commits de código), aclara que esos registros pueden usarse si existe una disputa de pago.

Define el canal de comunicación para instrucciones y aprobaciones. Si permites aprobaciones por apps de mensajería, añade una línea indicando que esos mensajes cuentan como aprobación por escrito. Si prefieres correo, dilo. La idea es evitar el clásico: “yo nunca aprobé eso”, cuando las aprobaciones estaban repartidas entre llamadas y mensajes informales.

Fija un periodo razonable de conservación de archivos y borradores (por ejemplo, 30–90 días tras la entrega final), salvo pacto distinto. Esto desincentiva que el cliente desaparezca meses y luego pida una reentrega urgente como si entrara en el precio original.

Derechos, acceso y medidas si el cliente se queda en silencio

Usa términos de propiedad intelectual que encajen con tu margen de maniobra. Un enfoque común y equilibrado es: el cliente recibe la licencia o la cesión de derechos solo tras el pago completo. Hasta entonces, el cliente puede usar borradores únicamente para revisión interna. Así el estado de los derechos queda claro sin volver la relación hostil.

Si gestionas accesos (hosting, cuentas publicitarias, analítica, dominios, herramientas de pago), incluye una cláusula de acceso y entrega. Especifica qué accesos necesitas, qué devolverás al finalizar y qué ocurre si hay facturas impagadas, como suspender servicios no esenciales mientras se preservan los datos del cliente. Mantén las medidas proporcionadas y reversibles.

Incluye un calendario de escalado sensato: recordatorios, aviso formal y siguientes pasos. También especifica ley aplicable y jurisdicción para no negociar ubicación y procedimiento cuando intentas recuperar una deuda. Para disputas de menor cuantía en Inglaterra y Gales, suele recurrirse a vías tipo “small claims”, por lo que el contrato debe facilitar una reclamación sencilla si llega el caso.

Qué hacer cuando el cliente desaparece: un plan respaldado por el contrato

El primer paso es documentar, no dramatizar. Envía un único correo de “estado y pago” que resuma lo entregado, el número de factura, la fecha de vencimiento y las consecuencias contractuales (pausa del trabajo, intereses, escalado). Mantén un tono factual: este mensaje sirve tanto para el registro como para el cliente.

El segundo paso es un aviso formal si no hay respuesta. Adjunta la factura y un resumen de entrega, menciona la ventana de aceptación (o que no se recibió solicitud de cambios) y fija un plazo corto para el pago. Si tu contrato remite a remedios estatutarios por pago tardío, calcula los intereses desde la fecha relevante y preséntalos con claridad.

El tercer paso es elegir medidas según valor y tiempo. En el Reino Unido, las reglas de prescripción pueden permitir varios años para presentar una reclamación por incumplimiento contractual, lo que ayuda a planificar un escalado medido. Aun así, con el tiempo la evidencia y la presión práctica suelen debilitarse, así que lo más útil normalmente es actuar pronto mientras los registros, contactos y contexto siguen recientes.